Comment réaliser un cycle de coaching en s’appuyant sur les cinq questions

Pendant la phase d’exécution du kata d’amélioration

Pendant la phase d’exécution, l’apprenant et le coach utilisent la totalité du story-board de l’apprenant.

C’est en général à cette étape du kata d’amélioration que tout s’éclaire pour l’apprenant. C’est en pratiquant l’étape 4 du kata d’amélioration que le modèle global du kata d’amélioration se met en place chez l’apprenant.

En règle générale, il faut à l’apprenant au moins trois conditions cibles et environ 25 cycles de PDCA (chaque cycle allant de pair avec un cycle de coaching) à l’étape 4 du kata d’amélioration avant que le modèle du kata d’amélioration ne commence à devenir une habitude de pensée. De même, un coach a besoin de mener au moins 25 cycles de coaching à l’étape 4 du kata d’amélioration avant que le modèle de coaching ne commence à prendre forme.

Un obstacle à l’apprentissage du kata d’amélioration est que, bien que l’expérimentation scientifique et les cinq questions du kata de coaching s’appliquent à chaque étape du kata d’amélioration, vous n’apprenez réellement ces aspects que lorsque vous atteignez l’étape 4. C’est-à-dire qu’un apprenant aura besoin de travailler vers une condition cible avant de pouvoir commencer à appliquer le modèle du kata d’amélioration de manière fluide et naturelle.

Chaque cycle de coaching conduit maintenant à des expériences menant à la condition cible définie.

Rappel : Comment l’apprenant doit-il utiliser la fiche des cycles de PDCA

La fiche de PDCA se lit de gauche à droite. Chaque ligne correspond à une expérience. Le modèle se répète après chaque expérience.

L’apprenant doit inscrire les informations sur la fiche des cycles de PDCA avant le cycle de coaching. Pendant le cycle de coaching, vous validerez l’expérience suivante proposée par l’apprenant ou vous l’aiderez à affiner son plan pour l’expérience suivante.

Pourquoi demander à l’apprenant d’utiliser la fiche des cycles de PDCA ?

• Elle montre à l’apprenant le modèle scientifique de pensée et d’action.
• Elle oblige l’apprenant à indiquer ce à quoi il s’attend.
• Elle oblige l’apprenant à bien réfléchir aux choses avant le cycle de coaching suivant.
• Elle enseigne à l’apprenant à consigner les données et les faits par écrit, plutôt que de compter sur la communication verbale et les suppositions.
• Elle demande à l’apprenant de se préparer pour le cycle de coaching suivant. L’apprenant sait ce qu’il va présenter, au lieu d’inventer ou d’essayer de se rappeler.
• Elle aide le coach à se concentrer sur l’expérimentation au lieu de ne faire que parcourir les cinq questions.

Ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire au cours d’un cycle de coaching

Planifier des cycles de coaching quotidiens	Réaliser des cycles de coaching peu fréquemment ou à intervalles irréguliers.
Faire la première séance de coaching en début de journée afin que l’apprenant puisse réaliser l’expérience suivante le jour même.	Faire le premier cycle de coaching en fin de journée.
Procéder systématiquement en suivant les cinq questions.	Permettre des discussions non structurées, errantes et désorganisées.
Déterminer si l’apprenant fonctionne dans le corridor du kata d’amélioration.	Poser des questions pour savoir si l’apprenant fait ce qu’il avait dit qu’il ferait. Poser des questions pour que l’apprenant adopte les solutions que le coach a conçues su préalable.
Poser les cinq questions à l’échelle du processus.	Réaliser les cycles de coaching dans un bureau.
S’assurer que l’apprenant pointe les éléments sur le story-board pendant qu’il parle.	Simplement parler.
Faire en sorte que l’apprenant mette à jour les paramètres du processus avant le cycle de coaching.	Utiliser des données anciennes sur la condition actuelle.
Se rappeler que la question 5 porte sur « ce que l’on a appris »	Modifier ainsi la question 5 : « Quand cela sera-t-il fait ? »
Terminer le cycle de coaching lorsque l’étape suivante et les attentes sont claires et écrites sur la fiche des cycles de PDCA.	Continuer à discuter des possibilités et ajouter des mesures une fois l’expérience suivante définie.

C’est une erreur classique que font les coachs débutants. Chaque cycle de coaching peut ne résulter qu’en une petite expérience, ce qui est normal. C’est l’accumulation rapide de ces expériences qui vous amène, l’apprenant et vous, à la condition cible. À chaque cycle de coaching, ne dépassez pas le seuil de connaissance actuel !

Pratiquez les cinq questions de manière à pouvoir écouter

« La plupart des gens n’écoutent pas dans le but de comprendre, ils écoutent dans le but de répondre. »

~Stephen R. Covery

Le coaching aide, à la fois, au développement des compétences en matière de kata d’amélioration chez l’apprenant et à l’atteinte des conditions cibles. Les cycles de coaching constituent votre méthode pour enseigner au quotidien, et les cinq questions composent le flux du dialogue entre l’apprenant et vous pendant la phase d’exécution.

Cependant, les coachs novices agissent généralement de façon mécanique lorsqu’ils s’habituent à pratiquer les cinq questions. Dans votre phase initiale de coaching, vous serez probablement trop concentré sur la carte des cinq questions et pas assez sur les réponses de l’apprenant et vous ne constaterez pas s’il se conforme au modèle du kata d’amélioration. Tant que vous n’aurez pas parfaitement maîtrisé les cinq questions, vous aurez du mal à les poser naturellement et à évaluer ce que l’apprenant fait.

Voici trois routines de pratique pour vous aider à maîtriser les cinq questions et à être plus attentif à ce que fait l’apprenant :

• Prêtez une attention particulière au contenu de la fiche des cycles de PDCA de l’apprenant. Ainsi, vous vous concentrerez sur le PDCA et non pas uniquement sur les cinq questions.
• Pratiquez fréquemment les cinq questions en les posant également à d’autres occasions dans la journée (par exemple dans le cadre de réunions).
• Au stade 1 de votre pratique, utilisez les cinq questions exactement comme elles figurent sur la carte afin qu’elles deviennent une habitude.

Un cycle de coaching, étape par étape

Que doit faire l’apprenant ?

Si possible, demandez à l’apprenant de vous montrer ce dont il vous parle.

	Questions du coach :
0	Quel est le défi ?	L’apprenant explique ce qu’il a compris du défi global qui vient de l’échelon au-dessus de lui.
1	Quelle est la condition cible ?	L’apprenant lit la description de la condition cible qui se trouve sur le story-board, en montrant les points qu’il lit.
2	Quelle est la condition actuelle, maintenant ?	L’apprenant lit les faits, les données et les diagrammes sur le story-board de la condition actuelle tel qu’il est dans le moment (pas la condition actuelle de départ), en montrant ce qu’il lit.
	Quelle était la dernière expérience ?	L’apprenant lit la première case sur la fiche des cycles de PDCA.
	À quels résultats t’attendais-tu ?	L’apprenant lit la deuxième case sur la fiche des cycles de PDCA.
	Que s’est-il vraiment produit ?	L’apprenant lit la troisième case sur la fiche des cycles de PDCA.
	Qu’as-tu appris de cette expérience ?	L’apprenant lit la quatrième case sur la fiche des cycles de PDCA.
3	Selon toi, quels obstacles t’empêchent d’arriver à la condition cible ? À quel obstacle précis t’attaques-tu actuellement ?	L’apprenant lit les éléments du parc à obstacles puis pointe l’obstacle auquel il s’attaque actuellement. L’apprenant doit placer une flèche à côté de cet obstacle. L’apprenant peut travailler à un seul obstacle pendant plusieurs cycles de PDCA.
4	Quelle est ta prochaine expérience ? À quels résultats t’attends-tu ?	L’apprenant propose l’expérience suivante, en lisant la première et la deuxième case à la ligne suivante de la fiche des cycles de PDCA. Assurez-vous que l’apprenant propose une bonne expérience avant de l’approuver.
5	Quand pourrons-nous observer ensemble sur place ce que nous avons appris de cette expérience ?	L’apprenant propose une date et une heure pour le cycle de coaching suivant. Assurez-vous que l’apprenant effectue l’expérience aussi vite que possible et à un coût aussi faible que possible. Mettez-vous d’accord sur les faits et les données à apporter au cycle de coaching suivant.

Commencez le cycle de coaching en mettant l’apprenant à l’aise

Un cycle de coaching ne sert pas à juger un succès ou un échec

• Commencez par vous saluer mutuellement et vous serrer la main.
• Placez-vous à côté de l’apprenant, face à son story-board, et non pas face à l’apprenant.
• Au début, expliquez la méthode de coaching à l’apprenant afin qu’il comprenne ce qui se passe.

Un cycle de coaching est une interaction, pas un audit ou un contrôle surprise. L’apprenant sait quand le coach vient, ce qu’il demande (les cinq questions) et il prépare l’information et la place sur son story-board avant le cycle de coaching.

Les apprenants novices peuvent croire que le coaching sert à leur indiquer quelque chose de mal qu’ils ont fait, mais le but n’est pas de contrôler quelqu’un ou de lui faire faire ce que le coach dit. Un cycle de coaching est un dialogue, pas un exercice d’autorité.

L’apprenant et vous devrez démontrer un réel intérêt à l’égard de la condition cible que vous essayez d’atteindre, de la marche à suivre, de ce que vous apprenez et de l’expérience suivante.

Aidez l’apprenant à être bien dans sa position de débutant

Il n’est pas toujours confortable d’être un débutant, car vous n’êtes pas sûr de vous et perdez votre sentiment d’appartenance. Un débutant devient vulnérable.

Pour mettre à l’aise l’apprenant, faites-lui réaliser qu’il est tout à fait normal de débuter avec le kata d’amélioration, comme un athlète. Votre apprenant va naturellement essayer d’être compétent dès le début, particulièrement si vous êtes son supérieur. Il est donc utile de lui faire comprendre que les erreurs sont acceptables et qu’il importe surtout de faire des découvertes et d’apprendre.

Prenez le temps d’expliquer à l’apprenant que l’objectif est de pratiquer un modèle de compétence de manière à ce qu’il devienne une habitude. Beaucoup d’entre nous pratiquent avec plus d’intérêt et de motivation lorsqu’ils comprennent ce qu’ils font et pourquoi ils le font.

Demandez à l’apprenant « Quel est le défi ? »

En suivant le flux du story-board, l’apprenant devra vous indiquer le processus visé et le défi global, c’est-à-dire, la direction dans laquelle il s’efforce d’aller.

Le défi encadre le cycle de coaching

Avant d’amorcer le dialogue de coaching avec les cinq questions, demandez à l’apprenant de vous rappeler le défi global vers lequel il tend.

Cela relie la condition cible de l’apprenant avec l’objectif plus large à l’échelon supérieur et aide l’apprenant à reconnaître comment ses efforts s’inscrivent dans un modèle plus général. Le reste du dialogue du cycle de coaching est ancré par le défi.

Maintenant vous pouvez commencer à poser les cinq questions !

Questions 1 et 2

Cadrage et ancrage – s’orienter

Questions de clarification pour la question 1

La condition cible doit être mesurable, avoir une date de réalisation et correspondre au défi global.

• Veuillez lire la condition cible
• Que veux-tu qui arrive ?
• Quel modèle de fonctionnement (pattern) essaies-tu de réaliser ?
• Quelles sont les expériences et la séquence souhaitées du processus ?
• Quelle est l’échéance?
• Dis-moi comment cette condition cible est reliée au défi global.
• Peux-tu décrire la condition cible en termes chiffrés ?
• Comment la mesures-tu ?
• Quel(s) est (sont) l’(les) indicateur(s) de processus ? Quelle valeur veux-tu qu’il(s) ait(aient) ?
• Quel(s) est (sont) l’(les) indicateur(s) de résultats ? Quelle valeur veux-tu qu’il(s) ait(aient) ?

Questions de clarification pour la question 2 (condition actuelle)

La question 2 porte sur la condition actuelle (maintenant), pas sur la condition actuelle de départ.

• Quels sont les derniers faits et données propre à la condition actuelle (maintenant) ?
• Comment le sais-tu ?
• As-tu des données ?
• Peux-tu me montrer ?

À partir de là, une question utile est :

• Que penses-tu ?

Rappelez-vous, vous posez cette question pour voir si l’apprenant pense de manière scientifique en accord avec le modèle du kata d’amélioration. Une réponse telle que « Je pense que nous ne sommes pas encore certains. » est scientifique, mais des réponses telles que « Je pense que ce qui se passe est… » sont plus des conjectures.

Pour vous assurer que les commentaires de l’apprenant reposent sur des faits et des données et non sur des suppositions, vous pouvez toujours demander : « Dites-moi comment vous savez cela. »

À la question 2

Examinez les valeurs actuelles pour les paramètres du processus et des résultats. Ce sont les mesures minimales que l’apprenant a dû tracer.

Faites tracer ces données à l’apprenant.

Indicateur de processus : Utilisé pour contrôler le modèle du processus en temps réel. Exemple : cycles de sortie pièce à pièce.

Indicateur de résultat : Utilisé pour contrôler périodiquement si les efforts d’amélioration ont l’effet général escompté. Exemple : nombre de pièces par équipe.

Points clés pour les questions 1 et 2

• Un consensus sur la condition cible (question 1) et la condition actuelle (question 2) est essentiel pour éviter des discussions sans fin. Qu’est-ce que l’apprenant essaie d’atteindre et où en est-il actuellement ?
• Ne sautez pas les questions 1 et 2, même si elles semblent un peu artificielles. Posez les cinq questions à chaque cycle de coaching, car vous essayez de cadrer le dialogue et d’enseigner le modèle de pensée inhérent aux cinq questions.
• De nombreux nouveaux coachs demandent : « Suis-je obligé de poser la question 1 à tous les cycles de coaching ? ». La réponse est « Oui » pour deux raisons :
• C’est de l’« ancrage ». Le reste du cycle de coaching repose sur cette première question.
• Le fait de poser la question 1 à chaque cycle de coaching vous aide à vous assurer que l’apprenant reste aligné avec le défi global.
• Lorsque c’est possible, vous devriez aller voir ce dont parle l’apprenant. « Montrez-moi. » et « Dites m’en plus… » sont des phrases de coaching utiles à tous les points du cycle de coaching.
• Pendant le cycle de coaching, demandez à l’apprenant de montrer (physiquement) les documents de preuve et les données concernées. Par exemple, à la question 1, l’apprenant devrait montrer le formulaire de la condition cible et lire la condition cible.
• La question 2 ne sert pas à examiner les expériences qu’a effectuées l’apprenant. L’apprenant devrait décrire comment le processus ciblé fonctionne maintenant par rapport à la condition cible.
• Pour la question 2, l’apprenant devrait montrer les faits et les données sur son story-board.
• Un dialogue de cycle de coaching devrait, le plus possible, utiliser les faits et les données actuels. À la fin de chaque cycle de coaching, l’apprenant et vous vous mettez d’accord sur les données que l’apprenant devrait recueillir et tracer avant le cycle de coaching suivant.
• Pour la question 2, l’apprenant ne devrait pas se reporter à la condition actuelle de départ. L’apprenant devrait décrire la condition actuelle (maintenant), sur la base d’observations récentes et directes.

Réflexion

Vérifiez toujours le résultat de la dernière expérience.

C’est la partie « preuves et évaluation » du cycle d’apprentissage.

Avant que l’apprenant ne le vérifie, personne ne sait exactement ce que sera le résultat de l’expérience. Jusqu’à ce point, ce à quoi l’apprenant s’attend, n’est qu’une hypothèse.

C’est un point important dans le cycle de coaching. Ce que l’apprenant a appris de la dernière expérience l’aide à voir le seuil de connaissance suivant et à déterminer l’expérience suivante.

Pour réfléchir, le coach pose ces quatre questions :

1. Quelle était la dernière expérience ?
2. À quels résultats t’attendais-tu ?
3. Que s’est-il réellement produit ?
4. Qu’as-tu appris de cette expérience ?

Lorsque vous réfléchissez à la dernière expérience, allez voir si possible.

Pour réfléchir à la dernière expérience, regardez la dernière ligne remplie sur la fiche des cycles de PDCA.

L’apprenant doit avoir inscrit les résultats de la dernière expérience et ce qui a été appris grâce à celle-ci dans la partie droite de la fiche des cycles de PDCA avant le cycle de coaching. L’apprenant doit montrer les cases 1-4 en répondant aux quatre questions de la réflexion.

(Q1 et Q2) L’apprenant doit lire la prédiction et l’expérience qu’il a inscrites dans la partie gauche (prédiction) avant l’expérience.

(Q3) Après, l’apprenant doit lire les données sur ce qui s’est vraiment produit et qui est résumé dans la case correspondante dans la partie droite (preuves).

(Q4) Alors, l’apprenant doit comparer les preuves avec la prédiction et décrire ce qu’il a appris sur le processus visé, ou le processus d’amélioration, qui est résumé dans la case « Ce que nous avons appris ».

Questions de clarification pour la réflexion

Q1 : Quelle était la dernière expérience ?

Q2 : À quels résultats t’attendais-tu ?

Q3 : Que s’est-il réellement produit ?

Q4 : Qu’as-tu appris de cette expérience ?

Points clés pour la réflexion

L’apprenant doit faire de petites erreurs – des erreurs de prédiction – pour apprendre.

Le coach doit dépersonnaliser les expériences

• Il peut être difficile de reconnaître les erreurs de prédiction et d’apprendre de celles-ci, car cela va à l’encontre de nos instincts.

  Si un apprenant se sent menacé par des problèmes, il peut sauter rapidement à la mise en place de contre-mesures plutôt que d’analyser la situation et d’apprendre.

• L’idée n’est pas de stigmatiser les erreurs de prédiction, mais de les utiliser pour apprendre. Pour fonctionner ainsi, la réflexion doit avoir un sentiment positif, stimulant et qui ne blâme pas. C’est de la responsabilité du coach de créer une telle atmosphère dépersonnalisée.

  Le coach ne doit pas considérer une anomalie ou un problème comme quelque chose de bon ou de mauvais, mais simplement comme une chose qui peut nous en apprendre sur notre système de travail.

  Bien sûr, l’apprenant doit continuer d’expérimenter rapidement et d’apprendre plus avant pour atteindre la condition cible à la date prévue.

Question 3 – Restez concentré et attaquez un seul obstacle à la fois

Faites lire le parc à obstacles à l’apprenant

L’apprenant devrait avoir mis à jour le parc à obstacles si de nouveaux obstacles ont été découverts ou si des obstacles ont été éliminés.

Demandez à l’apprenant de lire la liste actuelle des obstacles. Une flèche doit indiquer l’obstacle auquel on s’attaque pour le moment. L’obstacle actuel doit également paraître sur la fiche des cycles de PDCA.

Souvenez-vous que l’apprenant utilise le parc à obstacles uniquement pour indiquer les obstacles ressentis ou les obstacles rencontrés sur le chemin menant à la condition cible. Ce n’est pas une liste d’actions et l’apprenant n’aura probablement pas à s’attaquer à tous les obstacles.

Pratiquez en utilisant la bonne terminologie

Ce que l’apprenant fait pour surmonter un obstacle ou un problème sur le chemin menant à la condition cible est appelé une expérience ou des cycles de PDCA. Il faut presque toujours plus d’une expérience pour venir à bout d’un obstacle. Lorsque l’apprenant surmonte un obstacle, c’est qu’il a trouvé une solution à un problème.

Questions de clarification pour la question 3

Cette question concerne le problème que vous essayez de résoudre actuellement.

Points clés pour la question 3

• Attaquez-vous à un seul obstacle à la fois.
• Il faut presque toujours plus d’une expérience pour surmonter un obstacle et, souvent, il en faut bien plus. L’apprenant doit se pencher sur un obstacle pendant un certain temps, en passant par une série de cycles de PDCA liés à cet obstacle. C’est normal.
• La solution à un obstacle est élaborée dans le cadre des cycles de PDCA. Vous surmontez un obstacle en essayant, en échouant, en faisant des ajustements et en essayant encore. C’est en passant par ces étapes que l’ingéniosité, la faculté d’adaptation et l’innovation apparaissent.
• Ne cherchez pas à sélectionner l’obstacle le plus gros ou le plus important. Laissez seulement l’apprenant commencer. Le chemin se déroulera à mesure des expériences de l’apprenant. Les plus gros obstacles vous attendront !
• Avec des apprenants novices, ne commencez pas par les obstacles les plus difficiles. Laissez l’apprenant acquérir de l’expérience avec le kata d’amélioration.
• L’apprenant a toute liberté pour s’attaquer à n’importe quel obstacle, mais il ne doit pas uniquement se pencher sur ce qu’il croit être des obstacles. Gardez les yeux ouverts pour déterminer quels obstacles se présentent réellement le long du chemin. Le fait de vous attaquer à un obstacle va souvent vous conduire à un problème plus profond qui n’était pas apparent auparavant.

Question 4 – Planifiez l’expérience suivante PDCA

Assurez-vous que l’apprenant planifie une bonne expérience.

Demandez à l’apprenant de décrire l’expérience suivante et d’indiquer comment il va la mener

En se fondant sur l’évaluation des résultats de l’expérience précédente, l’apprenant a dû décrire sa proposition quant à l’expérience suivante et ses attentes à l’égard de celle-ci dans la partie gauche (prédictions) de la fiche des cycles de PDCA avant le cycle de coaching.

L’apprenant doit montrer les cases 1 et 2 lorsqu’il répond à la question 4 du kata de coaching.

Liste de vérification du coach pour planifier l’expérience suivante

Prenez le temps d’aider l’apprenant à concevoir une bonne expérience

• Vous devez déterminer le seuil de connaissance actuel. Demandez à l’apprenant quel est le seuil de connaissance actuel. Quel est d’après vous (coach) le seuil de connaissance ?
• L’expérimentation a-t-elle lieu au seuil de connaissance actuel ?
• L’expérience porte-t-elle sur un seul facteur ? (Ce n’est pas toujours possible.)
• L’apprenant a-t-il un plan pour tester ses prédictions rapidement et à faible coût ?
• Si ses prédictions ne s’avèrent pas est-ce que personne ne sera blâmé ?
• L’expérience est-elle mesurable ? L’apprenant sera-t-il capable d’utiliser des faits et des données pour dire si la prédiction était correcte ou non ?
• L’apprenant a indiqué ce qu’il comptait obtenir, mais ne sait en fait pas ce qui va arriver.
• L’expérience suivante fait-elle partie d’une chaîne, c’est-à-dire prend-elle sa source dans ce qui a été appris grâce à l’expérience précédente ?

« À quels résultats t’attends-tu ? »

Avant d’amorcer l’expérience PDCA suivante, assurez-vous d’explorer ce que l’apprenant attend de cette expérience.

Afin d’être scientifique, l’apprenant doit indiquer à l’avance ce qu’il attend de l’expérience suivante. C’est le point de comparaison et c’est cette comparaison qui va conduire à la surprise et à l’apprentissage.

Le fait de demander à l’apprenant ce qu’il attend de l’expérience vous permet également de savoir s’il pense systématiquement et scientifiquement ou s’il « donne des coups » dans l’obstacle.

Vous pouvez, en fait, poser deux questions un tout petit peu différentes ici :

« Selon toi, que va-t-il se produire ? » et « Qu’espères-tu apprendre ? »

Le fait de demander à l’apprenant ce qu’il espère apprendre de l’expérience l’aide à bien comprendre que toute étape est une expérience. Traiter les idées comme des hypothèses à tester permet chacun de dépasser son ego.

Ces questions visent à amener l’apprenant dans un lieu où vous voulez qu’il aille, au-delà de son seuil de connaissance pour qu’il fasse des prédictions. Ici, l’apprenant peut dire quelque chose comme « Je pense que… ».

L’attente dépend du type d’expérience

Questions de clarification pour la question 4 (l’expérience suivante)

1. Assurez-vous de voir le seuil de connaissance :

• Quel est le seuil de connaissance actuel ?
• Que devons-nous apprendre maintenant ?
• Comment le sais-tu ?

2. Aidez l’apprenant à définir une bonne expérience suivante :

• Comment vas-tu la tester ?
• Comment vas-tu la mesurer ?
• Comment l’expérience va-t-elle être réalisée exactement ?
• Quelles données vas-tu recueillir exactement ?
• Qui va les recueillir ? Comment ?
• Peux-tu me montrer ?

3. Clarifiez les prédictions de l’apprenant :

• Selon toi, que va-t-il se produire ? Que veux-tu qu’il arrive ?
• Comment peux-tu le savoir ? Comment le sauras-tu ?
• Qu’espères-tu apprendre ?

Ne dites pas : « Essayons ça et voyons si ça marche. » car cela transforme une expérience en une question de succès c. échec. Dites : « Essayons ça et voyons ce que nous en apprenons. »

Points clés pour la question 4

• Le coach et l’apprenant doivent déterminer le seuil de connaissance actuel avant de définir l’expérience suivante. Le seuil de connaissance actuel définit souvent ce qui sera ensuite essayé. Souvent, cela vous amènera à expérimenter quelque chose que vous pensiez déjà savoir.
• L’apprenant peut ne pas se rendre compte qu’il passe de la connaissance à la supposition. À ce moment, le coach doit ramener l’apprenant « dans le corridor » propre au kata d’amélioration. Ne spéculez pas, obtenez des données et des faits.
• Le moment où l’expérience suivante est définie et menée en fonction de la condition cible est idéal pour engager les opérateurs du processus et obtenir leurs idées.
• Idéalement, vous guidez l’apprenant dans la réalisation d’une chaîne de cycles de PDCA où l’expérience suivante est basée sur ce qui a été appris grâce à l’expérience précédente.
• L’apprenant doit mettre en œuvre des expériences afin que les erreurs et les résultats inattendus ne nuisent pas au processus client.
• Dans de nombreux cycles de coaching, l’expérience suivante ne constitue pas encore un changement dans le processus. Des activités comme la planification de l’expérience suivante ou l’analyse plus approfondie peuvent être une expérience suivante. C’est normal.
• Au début, presque tout le monde fait des cycles de PDCA trop grand, c’est-à-dire réalise des expériences trop longues. Le seuil de connaissance est alors souvent dépassé et l’apprentissage, entravé. Guidez l’apprenant dans des cycles de PDCA aussi petits et aussi rapides que possible étant donnée la situation. Vous ne souhaitez pas faire un grand pas en avant. Vous voulez une bonne expérience.
• Attention : si vos cycles de coaching ne sont pas quotidiens, les expériences de l’apprenant auront tendance à être trop grandes. L’apprenant apportera naturellement de nombreux changements avant votre retour.
• Les premières expériences consistent souvent à déplacer des éléments de travail pour trouver un modèle de travail qui fonctionne. Gardez à l’esprit que ce n’est qu’un remaniement des façons de faire existantes, ce n’est pas une véritable amélioration.
• À certains moments, le coach doit informer l’apprenant qu’uniquement déplacer des éléments de travail n’est pas acceptable et qu’il est temps de passer à une réelle amélioration menant à la condition cible. C’est à partir de là que la progression devient plus difficile et l’amélioration réelle.
• Dès que l’expérience suivante (pas une liste d’expériences) est claire, le cycle de coaching touche à sa fin. Il est inutile de chercher à regarder plus en avant ou de tenir de longues discussions au-delà de ce point. Il est alors temps de réaliser l’expérience suivante aussi vite que possible.

Question 5 – Préparez-vous au cycle de coaching suivant

Questions de clarification pour la question 5 (le cycle de coaching suivant)

Fixez une date et une heure. Quand sera réalisée l’expérience suivante et quand aura lieu le cycle de coaching suivant ?

Posez des questions de clarification pour enseigner à l’apprenant à réaliser des tests rapides lorsque cela est possible :

• Peut-on réaliser cette expérience plus tôt ?
• Peut-on le faire aujourd’hui ?
• Et pourquoi pas tout de suite ?

Quelle information voulez-vous que l’apprenant ait inscrite sur son story-board au cycle de coaching suivant ?

Et vous avez fini !

Points clés pour la question 5

• La question 5 peut être délicate. Les nouveaux coachs pensent, à tort, qu’ils demandent « Quand l’auras-tu fait ? » Mais la question 5 a plus comme objectif de planifier le cycle de coaching suivant pour voir « Qu’apprenons-nous ? ».
• Attention ! Même lorsque le coach pose la question 5 avec la bonne intention, l’apprenant peut encore penser qu’on lui demande « Quand l’auras-tu fait ? »
• Vous devez vous mettre d’accord avec l’apprenant sur l’information et les données qu’il doit obtenir, préparer et apporter pour le cycle de coaching suivant.
• Les expériences doivent être réalisées aussi rapidement et à aussi faible coût que possible. Le coach doit demander : « Peut-on réaliser cette expérience dès maintenant ? »
• Laissez l’apprenant échouer à certains points puis enseignez-lui. Un apprenant a besoin de trébucher pour apprendre de nouvelles compétences.
• Comme vous ne savez pas quel sera le résultat effectif de l’expérience suivante, à la fois vous et l’apprenant aurez besoin d’aller voir (vérifier) lors du cycle de coaching suivant.

À la date prévue de réalisation, la totalité du kata d’amélioration recommence

À un moment, l’apprenant va atteindre la date prévue de réalisation de la condition cible et souvent, mais pas toujours, il sera arrivé à la condition cible. À ce moment vous devez coacher à nouveau l’apprenant dans l’ensemble du kata d’amélioration. Spécifiquement, l’apprenant doit :

• faire une réflexion résumée, c’est-à-dire une réflexion majeure sur tout le processus. Cela peut conduire à beaucoup d’apprentissages qui pourront être appliqués au cours du cycle suivant dans l’ensemble du modèle du kata d’amélioration.

Alors :

• Réexaminez la vision ou le défi global
• Saisissez la condition actuelle
• Établissez la condition cible suivante

Rappelez-vous que vous aurez probablement besoin d’arriver à plusieurs conditions cibles pour relever un défi.

Questions pour la réflexion résumée à la date prévue de réalisation

Faite réfléchir l’apprenant et évaluez sa méthode de travail :

• Pourquoi utilisons-nous le modèle de kata d’amélioration ?
• Qu’obtenons-nous en agissant ainsi ?
• Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
• Qu’est-ce qui pourrait être mieux ?
• Sur quel aspect du kata d’amélioration devons-nous nous pencher ensuite ?